“Arquivo Funcional da Administração Pública Municipal de Sobradinho. Condições Físicas e de Funcionamento. Perdas de dados e informações importantíssimas que causam imensos prejuízos ao erário público e ao cidadão e, por conseqüência ao desenvolvimento local. Parecer.”
I – RELATÓRIO:
1. No início do ano de 1990, quando da implantação do Município de Sobradinho, tivemos a preocupação de implantarmos o Arquivo Municipal, cujas indicações e normas foram de autoria deste Consultor. A normatização se deu através da Edição de Decreto que aprovou o Manual de Arquivo, o qual, creio, que ainda, está em pleno vigor.
2. Na época foi destinado espaço físico adequado, a fim de que fosse possível a preservação, de importantíssimos dados e informações, necessários à defesa do Município, nas ações demandadas através da justiça e, às garantias de direitos dos servidores e ex-servidores junto às esferas governamentais, principalmente, relacionadas à previdência social. Como, naquele momento, era pequena a quantidade de documentos, devido à pouca vida do Município, foi possível o funcionamento do arquivo e a manutenção de tais documentos em bom estado de conservação e em ambiente apropriado, por exigir pouco espaço físico.
3. Nas administrações seguintes, o arquivo geral, praticamente foi extinto, virando um amontoado de papéis sem nenhuma técnica de arquivamento e, sem nenhum tratamento que permitisse a preservação de dados e informações que, segundo a legislação brasileira e a boa técnica administrativa, deverão, uns, ser mantidos definitivamente e, outros, arquivados temporariamente, por períodos superiores aos cinco anos. O descaso no processo de arquivamento foi tão grave que, parte da documentação foi comprometida e se desfez na água da chuva de anos passados; desta forma, comprometendo o erário público, em suas defesas – já que as provas para contestações de ações na justiça dependem basicamente de documentos – e, causando prejuízos irreparáveis ao cidadão que trabalhou para o Município e necessita de prova documental para direitos previdenciários (aposentadorias e pensões). Por conseqüência, os prejuízos, por extensão, causados ao desenvolvimento local, onde significativos valores são eliminados da economia do Município que certamente contribuiriam para realimentar a cadeia de consumo e produção e, com certeza propiciar a renda de muitas pessoas, tirando-as das filas da indigência.
4. A rigor, a tarefa de gerar trabalho, emprego e renda, é bem mais complexa e envolve toda uma série de providências que ao leigo passa despercebido, como é o caso exemplificado da sistematização de arquivos públicos municipais. Os quais, têm, ainda, como finalidades, a preservação da história e tradições culturais das cidades, do seu povo e sua evolução social, além, das de guardar e preservar registros documentais que garantam aos munícipes, direitos relacionados à propriedade dos bens imóveis quanto aos instrumentos de legalização fundiária urbana.
II – DAS PROVIDÊNCIAS:
5. Considerando a precariedade do arquivo geral do Município (Prefeitura de Sobradinho), que é um dos fatores de prejuízo e desperdícios dos recursos públicos, orientamos nas seguintes providências:
5.1. Resgate da norma de Administração de Arquivo Geral, elaborado por este consultor, em meados de 1990 e, aprovado por Decreto do Chefe do Executivo;
5.2. Promover a capacitação dos servidores envolvidos no processo de arquivamento e no fornecimento de informações ao cidadão e às demais unidades da Prefeitura;
5.3. Nomear Comissão de Inventário Geral de Documentos para guarda e em guarda no Arquivo Geral;
5.4. Promover a adequação do espaço físico para a instalação do Arquivo Geral da Prefeitura, com funcionalidade e segurança e, a modernização do processo de arquivamento, digitalizando os documentos e, preservando os arquivos magnéticos de sistemas administrativos;
5.5. Nomear Comissão de Incineração para documentos e papéis inservíveis para arquivo;
5.6. Subordinar o Arquivo Geral ao seu maior usuário, que é: a área de recursos humanos da Secretaria de Administração e Finanças;
5.7. Nomear um supervisor, devidamente treinado, para o comando do Arquivo Geral da Prefeitura.
III – CONCLUSÃO :
1. Concluímos, informando que, o Secretário de Administração e Finanças é, na forma regimental, o responsável pela implantação das medidas enumeradas nos itens anteriores, o qual poderá solicitar orientações deste Consultor sobre o que necessitar sobre o assunto, inclusive quanto ao treinamento dos servidores envolvidos no processo e, quanto a normatização dos procedimentos, caso não seja encontrada a norma já elaborada por mim, no passado e, caso esta esteja defasada quanto à evolução tecnológica.
Sobradinho, Estado da Bahia, em 31 de janeiro de 2005.
Nildo Lima Santos
Consultor em Administração Pública
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