Modelo de regulamento de concessão, aplicação e comprovação de despesas por adiantamento

Minuta de regulamento elaborada pelo consultor Nildo Lima Santos.

DECRETO N˚ 000/2006, de 25 de agosto de 2006.

“Regulamenta a Concessão, Aplicação e Comprovação de Despesas por Adiantamento e dá outras providências.”

            A PREFEITA MUNICIPAL DE CASA NOVA, Estado da Bahia, no uso de suas atribuições legais e, com fulcro nos artigos 65, 68, 69 e 83 da Lei Federal nº 4.320/64, de 17 de março de 1964 e, no artigo 18 da Lei Municipal nº 1.132/01, de 03 de maio de 2002;

            CONSIDERANDO a necessidade de implantação das determinações contidas na Lei Municipal nº 1.131/01, que requer esta regulamentação;

            CONSIDERANDO a necessidade de se promover a racionalização das ações de gestão pública para o atendimento a contento das demandas da sociedade e da administração pública municipal;

            CONSIDERANDO os princípios da legalidade, da razoabilidade, da racionalidade, da continuidade dos serviços públicos, da responsabilidade e da economicidade, fundamentais para o amparo das decisões dos gestores públicos motivados pelas demandas da sociedade;

            DECRETA:

            Art. 1º O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidas no artigo 3º da Lei Municipal nº 1.132/01, de 03 de maio de 2002 e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

            Parágrafo Único. Somente a servidor municipal, ocupante ou titular de cargo de direção ou chefia, cargo técnico, científico ou administrativo, pode ser concedido adiantamento, salvo nos casos de despesas de viagem e de despesas miúdas, quando será lícito concedê-lo a qualquer servidor.

            Art. 2º O regime de adiantamento é admitido nos casos das seguintes despesas:

            I – miúdas - entendidas como tais, as que devem ser efetuadas para atender necessidades inadiáveis dos serviços, ainda que exista dotação própria específica;

         II – de pronto pagamento - as destinadas ao atendimento de necessidades imediatas, comprovando a dificuldade da realização de despesas mediante procedimentos normais e, as que digam respeito a projetos ou atividades relativas à calamidade pública, ou grave perturbação da ordem;

            III – de caráter secreto - com diligências policiais, judiciárias ou sindicâncias administrativas ou fiscais;

            IV – com aquisição de: livros, revistas, jornais, publicações técnicas e científicas, objetos artísticos ou históricos;

               V – decorrentes de viagens efetuadas em lugar distante de qualquer estação pagadora;

           VI – com refeições, alimentação e forragens, quando as circunstâncias não permitirem o regime comum de fornecimento;

                VII – com aquisição de materiais em leilão público de animais.

           

Art. 3º Os casos de adiantamento previstos nesta lei, limitar-se-ão aos seguintes valores:

            I – até dez (10) vezes o Valor da Unidade Fiscal de Referência (VUFR) estabelecido para o Município de Casa Nova, para as despesas enquadradas nos incisos I, IV, V e VI do artigo anterior;

            II – até vinte (20) vezes o Valor da Unidade Fiscal de Referência (VUFR) estabelecido para o Município de Casa Nova, para as despesas enquadradas nos incisos II, III e VII do artigo anterior.

           

            Art. 4º Os limites constantes nos incisos I e II, acompanharão a correção da unidade padrão fiscal definida como Valor da Unidade Fiscal de Referência (VUFR), ou o índice que vier a ser criado para substituí-lo.

           

         Art. 5º A concessão de adiantamento obedecerá às normas de empenho, liquidação e pagamento de despesa e seguirá suas regras específicas:

            I – o adiantamento será solicitado pelo Secretário Municipal ou dirigente que tenha o mesmo nível deste, através de requisição, denominada de REQUISIÇÃO DE ADIANTAMENTO, e autorização do Chefe do Executivo, cujo modelo e forma de preenchimento fazem parte do Anexo I a este Decreto;

         II – o prazo de aplicação não excederá a sessenta (60) dias, nem ultrapassará o exercício financeiro, ou seja, 31 de dezembro;

            III – não serão admitidos pagamentos com datas que não sejam as compreendidas entre a do recebimento do numerário e a do término do período de aplicação, sendo considerados indevidos os pagamentos efetuados fora deste prazo;

          IV – a comprovação da aplicação do adiantamento será feita até dez (10) dias corridos, contados do término do período de aplicação estabelecido no inciso II deste artigo;

            V – não será concedido adiantamento a servidor em alcance nem a responsável por dois (02) adiantamentos;

            VI – as despesas realizadas na aplicação do adiantamento em nenhuma hipótese ultrapassarão o valor recebido;

            VII – quando consignado a determinado elemento de despesas de um projeto ou atividade não poderá ter aplicação diversa da constante na respectiva requisição;

        VIII – as despesas, realizadas por meio de adiantamentos, em nenhuma hipótese poderá ultrapassar o valor constante da requisição. 

           

           § 1º Os afastamentos do serviço em virtude de férias ou licença, não são motivos que invalidem o prazo estipulado no inciso IV deste artigo.

            § 2º Quando, por motivo de saúde legalmente declarado, não possa o responsável realizar ele próprio a comprovação do adiantamento recebido, esta será feita em seu nome por servidor de igual categoria, designado pela autoridade que houver requisitado o adiantamento, no prazo de dez (10) dias corridos da designação.

            § 3º Se o servidor responsável desligar-se do serviço público, a comprovação do adiantamento deverá ser feita dentro de oito (08) dias corridos da data de sua demissão.

            Art. 6º O adiantamento será considerado despesa realizada pelo Município e escriturada a débito em conta corrente dos responsáveis e será dada baixa da responsabilidade após a aprovação da prestação de contas.

            Art. 7º As quantias recebidas a título de adiantamento, exceto as referentes aos incisos I, V e VII, do artigo 2º deste Decreto, deverão ser depositadas em contas especiais denominadas de “Depósitos Públicos – Prefeitura Municipal de Casa Nova”, em agência bancária do Banco do Brasil ou do Bradesco, com a designação do cargo ou função, devendo os respectivos extratos e comprovantes de depósitos serem anexados à prestação de contas, utilizadas exclusivamente para a movimentação legal dos recursos do adiantamento para despesas públicas, na forma das respectivas requisições.

         § 1º A abertura da conta será autorizada pelo Chefe do Executivo, ou a quem ele delegar, através de ofício, conforme modelo II anexo, que será encaminhado ao Banco por intermédio do próprio responsável pelo adiantamento que promoverá a abertura da conta.

          § 2º Os pagamentos efetuados à conta de adiantamentos, serão realizados sempre que possível através de cheques nominais.

          § 3º Poderá ser concedido reforço de adiantamento por solicitação do responsável, devidamente justificado, mediante concessão de novo adiantamento para a mesma finalidade.

        § 4º O responsável pelo adiantamento deverá depositar, no dia do recebimento ou no dia útil imediato, a quantia recebida a título de adiantamento, na forma do caput deste artigo, com indicação do seu nome e indicação do cargo ou função que exerce, salvo nos casos de impossibilidade, ou inconveniência manifesta, previstas nos incisos II, III e V do artigo 2º deste Decreto.  

       

        Art. 8º Para comprovar a aplicação do adiantamento, o responsável, apresentará ao Setor Financeiro o seguinte:

        I – os documentos originais da despesa devidamente relacionados no formulário hábil denominado de DEMONSTRATIVO DE COMPROVAÇÃO DE ADIANTAMENTO (DCA), quitados e visados nos termos do artigo 10 deste Decreto;

                II – cópia da Requisição do Adiantamento;

            III – Demonstrativo de Comprovação do Adiantamento (DCA), cujo modelo e forma de preenchimento é parte integrante deste Decreto no Anexo III;

               IV – os comprovantes originais de recolhimento dos saldos do adiantamento, quando for o caso, na conta indicada pelo Setor Financeiro;

           

                 V – os extratos da conta corrente bancária e comprovante de depósito, quando for o caso.

            Art. 9º No caso da não comprovação do adiantamento dentro do prazo previsto no inciso III do artigo 5º deste Decreto deverá o Setor Financeiro informar ao Controle Interno para que seja deflagração dos seguintes procedimentos:

     I – instauração de inquérito administrativo para a tomada de contas e apuração da responsabilidade;

           II – determinação da suspensão do pagamento dos vencimentos e outras vantagens do servidor, até a data da entrega da comprovação ou do recolhimento do saldo;

           III – promoção da contagem de juros de mora de um por cento (1%) ao mês, calculado sobre o total do adiantamento, da data da sua entrega até a data da comprovação ou restituição dos saldos e comunicar ao órgão competente, para proceder ao desconto em folha de pagamento, não ultrapassando um quinto (1/5) dos vencimentos ou remuneração.

            Parágrafo Único. Concluído o inquérito administrativo e, julgado o servidor culpado, o adiantamento será considerado como alcance, anulando-se a escrituração da despesa e aplicando-lhe a multa de dez por cento (10%) sobre o valor do alcance, promovendo-se a efetivação de sua responsabilidade civil e criminal sem prejuízo da responsabilidade administrativa.

            Art. 10. Nos documentos de comprovação da despesa deverão ser observados os seguintes requisitos:

            I – conter data posterior à do recebimento do numerário;

            II – referir-se a serviços ou fornecimentos no período de aplicação indicado na requisição do adiantamento;

            III – indicar o nome do órgão municipal e o nome do responsável pelo adiantamento;

          IV – conter o recibo de realização da despesa com 2 (duas) testemunhas e o visto da autoridade que requisitou o adiantamento, em se tratando de credor analfabeto;

            V – provar, mediante atestado junto ao documento de despesa, ou por outra forma, de que os serviços foram efetivamente prestados, ou o material foi recebido pela repartição, indicando-se o nome ou o cargo do responsável por sua guarda e aplicação.

            § 1º Em se tratando de despesa impossível de comprovação através da documentação normal, como por exemplo: despesas com carretos, selos postais, telegramas, telefonemas, aquisição de jornais, revistas e outros semelhantes, a comprovação será feita mediante relação das despesas realizadas, conforme modelo Anexo IV, com data e assinatura do responsável, com visto da autoridade que requisitou o adiantamento, para as quais é necessário o competente recibo da prestação dos serviços e fornecimento do material, na forma do Anexo V, caso não seja possível o fornecimento de cupom fiscal, devendo, entretanto, observar que para fretes e carretos e, demais serviços sujeitos ao ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), excetuando-se os serviços de táxis, prestados por avulsos e autônomos, deverá ser recolhido tal imposto com comprovação de Nota Fiscal Avulsa.

          § 2º Em se tratando de despesa com hortifrutigranjeiros, isentos de impostos e que tenham o preço variável por dia, ou em função de safra, será feita a prestação de contas mediante a inclusão dos itens adquiridos na relação de despesas realizadas, na forma do parágrafo anterior, devendo, entretanto, caso seja possível, ser feita cotação de preço, conforme modelo Anexo VI para no mínimo, três (03) fornecedores, onde o ganhador é o que ofereça melhor preço e qualidade do produto, devendo, caso não seja possível o fornecimento de cupom fiscal por estabelecimento regularmente registrado, ser extraído recibo para cada compra, devidamente datado, na forma do Anexo V, onde sejam listados os produtos e, seja colhida a assinatura do fornecedor e, os números de seu RG (Identidade), CPF/MF (Cadastro Geral de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda) e endereço.                       

         § 3º São listados como hortifrutigranjeiros, os itens constantes do Anexo VIII a este Decreto e, que se sujeitam aos ritos de compra do parágrafo anterior.

         § 4º Caberá ao órgão responsável pela liquidação ou apuração da despesa, verificar a ocorrência das hipóteses contidas nos §§ 1º, 2º e 3º, deste artigo.

              

           Art. 11. O responsável pelo adiantamento encaminhará o processo à autoridade solicitante que o examinará, após o que, o enviará ao Setor Financeiro, que procederá o exame da documentação sob o aspecto legal e aritmético, e o encaminhará ao Controle Interno para que este emita o PARECER TÉCNICO do exame procedido, conforme Modelo Anexo VII.

            Parágrafo Único. Havendo qualquer irregularidade na Prestação de Contas, apresentada, o responsável terá o prazo de dez (10) dias para justificar o ato impugnado ou recolher a importância devida.

Art. 12. Emitido o parecer técnico referido no artigo 11, o processo de prestação de contas será encaminhado ao Setor Financeiro para composição da prestação de contas e, caso contenha este indicação de irregularidade, deverá o Setor Financeiro apresenta-lo ao Chefe do Executivo ou a quem ele delegar, para as providências finais, seguindo orientação do Controle Interno.

Art. 13. Analisada a prestação de contas e o processo de adiantamento, na posse do Setor Financeiro, será motivo para que este providencie a baixa da responsabilidade ou a aplicação das sanções previstas neste Decreto.

Art. 14. O regime de adiantamento previsto neste Decreto não dispensa a observância das normas instituídas para as licitações, devendo observar contudo, a natureza da despesa e, a condição de que estas estão restritas e adstritas a cada adiantamento, resguardando-se os princípios da realidade, da legalidade, da economicidade, da responsabilidade e, em especial, da razoabilidade.   

            Art. 15. Quando se tratar de material sujeito a registro patrimonial ou tombamento, este, será promovido na forma da respectiva regulamentação.

            Art. 16. É parte integrante deste Decreto os Anexos, a seguir listados, que tratam de modelos de formulários para funcionamento dos sistema, forma de preenchimento, especificações básicas, rotinas de procedimentos e, rotinas de contabilização de adiantamento:

            I – Anexo I – Requisição de Adiantamento (RDA);

            II – Anexo II – Modelo de Ofício encaminhado ao banco para abertura de conta;

            III – Anexo III – Demonstrativo de Comprovação do Adiantamento (DCA);

            IV – Anexo IV – Relação de Despesas S/Comprovação Formal (RDS);

            V – Anexo V – Recibo de pagamento de despesas s/Comprovação Formal (RPD);

            VI – Anexo VI – Cotação de Preço (COP);

            VII – Anexo VII – Parecer Técnico (PRT);

            VIII – Anexo VIII – Listagem de itens hortifrutigranjeiros;

            IX – Anexo IX – Rotinas de Contabilização de Adiantamento;

            X – Anexo X – Modelo de Carimbo de Atesto;

            XI – Anexo XI – Ficha Controle de Adiantamento (CDA).

           Art. 17. Este Decreto entrará em vigor, na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

            GABINETE DA PREFEITA MUNICIPAL DE CASA NOVA, Bahia, em 25 de agosto de 2006.

Prefeita Municipal