Modelo revisado e adaptado por Nildo Lima Santos. Consultor em Administração Pública.
DECRETO Nº 000, de .... de .............. de 20...
Institui norma de organização de Protocolo Geral, de organização de processos, suas tramitações e arquivamento e dá outras providências.
O PREFEITO MUNICIPAL DE ....................., Estado do(a) .........., no uso das atribuições
que lhe compete;
CONSIDERANDO a necessidade de promover um melhor ordenamento dos serviços
de Protocolo Geral e de organização de processos, suas tramitações e
arquivamento:
DECRETA:
Art. 1.º Define-se que Protocolo é
o conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e controle de
processos e expediente de qualquer origem, bem como a sua expedição.
Art. 2.º Considera-se processo todo
documento, interno ou externo, devidamente protocolado com formalidades
especiais na sua organização e que sugere estudos, pareceres e/ou análises e tramitação especial atendendo a
requerimentos de servidores e estranhos à administração pública e a atos do
Chefe do Executivo e dos Secretários Municipais
e que se relacionem a direitos e obrigações.
Parágrafo único. Todo requerimento
ou documento que o valha deverá dar entrada no Protocolo Geral para que seja o
assunto decidido pela Administração Municipal.
Art. 3.º Considera-se expediente
não processado ou simplesmente expediente, o documento isolado ou o conjunto
formado pela reunião de dois ou mais papéis que, por sua natureza, não deva ser
protocolado como processo.
Art. 4.º O Protocolo Geral se
instalará, a partir da data de publicação deste Ato, no Gabinete do Prefeito
junto à Procuradoria Geral do Município, para atender aos órgãos pertencentes à
estrutura municipal e ao público em geral, que necessite desse serviço.
§ 1.º Todo recebimento de
documento externo e interno, enquadrados na forma do artigo 2º deste Decreto,
formação de processo, sua expedição e reexpedição, será feito através do
Protocolo Geral.
§ 2º São atribuições do
Protocolo Geral:
I - preparar, encaminhar e expedir processos e
expediente;
II - receber documentos em geral;
III - controlar expediente e
processo;
IV - informar ao público e
interessado quanto ao andamento de processos e expedientes que derem entrada no
Protocolo Geral.
Art. 5.º Os processos originados na
Prefeitura Municipal, serão numerados obedecendo a sistemática de série
numérica consecutiva a partir de 0001, renovada anualmente.
Parágrafo único. A cada processo
corresponderá um único número de protocolo.
Art. 6.º Os processos que derem
entrada no Protocolo Geral, já numerados, serão controlados pelo número que
lhes foi atribuído no órgão de origem antecedido da sigla do Órgão.
Art. 7.º Fica definido que o
Protocolo Geral adotará horário de expediente das 08:00 horas às 12:00 horas
para o funcionamento do recebimento de correspondências e de atendimento ao
público.
Art. 8.º O registro da tramitação
(andamento) de processos deve ser feito mediante Guia de Remessa de Processos
(G.R.P.), que será emitida em duas vias, ficando a segunda via arquivada com o
emitente e a primeira acompanhará o processo até o seu destino.
Art. 9.º Qualquer informação sobre
o andamento de processo será exclusivamente prestada pelo protocolo contra a
apresentação do «Cartão de Protocolo», à vista dos elementos constantes da
Ficha de Registro de Processo (F.R.P.).
§ 1º O Cartão de Protocolo
é o canhoto da Ficha de Registro de Processo e será destacado no momento da
entrada inicial do documento peticionário.
§ 2.º Todo processo,
independentemente do despacho exarado indicando um novo destino, para estudos,
decisão preliminar ou final, transitará, obrigatoriamente, pelo Protocolo Geral
a fim de que seja acompanhada e registrada a sua tramitação.
Art. 10. Nenhum órgão da Prefeitura
poderá dar curso a processo ou expediente que não esteja devidamente
organizado, devendo antes do encaminhamento, conferir a numeração das folhas e
regularizar, com base nas competentes normas, as falhas encontradas.
Art. 11. Os documentos serão
dispostos em forma de caderno, guardando, obrigatoriamente, a ordem cronológica
da emissão ou do recebimento.
§ 1.º A peça inicial será
aquela que caracterizar o principal assunto objeto do processo.
§ 2.º Quando a documentação
apresentar-se devidamente organizada, não poderá ser alterada a ordem de suas
folhas, ressalvando-se o disposto no & 3.º do artigo seguinte.
§ 3.º Não haverá folhas em
branco no processo.
Art. 12. Todas as folhas do processo
serão numeradas da primeira folha da peça principal para última em ordem
crescente.
§ 1.º No ângulo superior
direito de cada uma das peças do processo, será registrado o número de ordem da
folha, o número do processo, e assinatura do responsável pela organização do
processo no Protocolo Geral na forma do Modelo de Carimbo anexo a este Decreto.
§ 2.º Não haverá renumeração
das folhas do processo, salvo em casos de juntada e desanexação.
§ 3.º Se houver falha na
numeração das folhas do processo, deverá ser obrigatoriamente feita a devida
retificação e a ressalva na última folha de informações, pelos órgãos que o
receberem nestas condições.
§ 4.º Os espaços em branco
existentes na frente ou verso das folhas de informações, que já façam parte da documentação
processada, deverão ser inutilizadas com traços diagonais.
§ 5.º Haverá na Prefeitura
Municipal um único modelo de folha de informação.
Art. 13. A capa do processo não receberá número de folha, dele não sendo
peça, mas apenas servindo de proteção.
Parágrafo 1.º Serão anotadas na
“capa do processo” exclusivamente os dados necessários ao preenchimento dos
campos nela impressos.
Parágrafo 2.º As capas de processo
que se estragarem serão substituídas, tornando-se imprescindível que sejam
transcritas nas novas substitutas, as anotações constantes das capas
inutilizadas e substituídas.
Art. 14. As informações, os
pareceres e despachos exarados nos processos ou expedientes deverão conter:
I - a data,
em seis algarismos;
II - a assinatura do autor;
III - o nome, datilografado ou carimbado, e o
cargo ou função do autor, abaixo da assinatura, sendo que, os servidores que
não sejam titulares de cargos em comissão ou funções gratificadas, mencionarão
o seu número de matrícula.
Art. 15. As informações, os pareceres e os despachos serão exarados
seguidamente, evitando-se deixar linhas em branco nas folhas de informações.
Parágrafo único. A folha de informações deverá ser totalmente aproveitada
na sua frente e no seu verso.
Art. 16. Considera-se juntada a anexação de um papel, protocolado ou não, a
processo ou expediente, de modo a constituir um único documento.
Art. 17. As operações para a
realização de juntada são as seguintes:
I - retirar a capa do processo a ser juntada;
II - verificar se na última folha de informações
do processo ou expediente há espaço suficiente para a declaração da juntada;
III - em
caso negativo, utilizar uma folha de informações exclusivamente para este fim:
IV -
colocar os papéis a serem juntados após a última folha de informações;
V - anexar, após os papéis juntados, nova folha
de informações;
VI -
numerar os papéis juntados, obedecendo a série consecutiva do processo
ou expediente inutilizando, com um traço, a numeração porventura existente;
VII - consignar o número do processo; quando for o
caso e a rubrica do funcionário responsável pela juntada;
VIII - declarar, na folha de informações que
anteceder aos papéis anexados, a juntada feita, devendo da declaração constar o
seguinte:
a) referência aos números atribuídos às
folhas juntadas a as inutilizadas, se for o caso, citando-se apenas o primeiro
e último número, quando se tratar de mais de um documento;
b) o código do papel juntado, sempre que
houver; se o papel juntado não tiver código, declarar a sua espécie e natureza;
c) o nome datilografado ou carimbo, e o cargo
ou matrícula do autor, abaixo da assinatura;
IX – cancelar após a declaração da juntada, com
traços diagonais na folha de informações, o espaço que ficar em branco na sua
frente e verso;
X – inutilizar, igualmente, os espaços em branco
existentes em todas as folhas de informações, constantes da documentação que
estiver sendo juntada.
Art. 18. As informações, os
pareceres ou despachos serão dados na folha de informações anexada após o
último documento juntado, não podendo, em hipótese alguma, ser utilizada para o
citado fim a folha em que for declarada a juntada dos documentos.
Art. 19. Considera-se desanexação a
separação do papel, protocolado ou não, de processo ou expediente, não podendo,
no entanto ser retirado o documento que tenha dado origem ao processo.
§ 1.º As desanexações serão
feitas para devolução de papéis ou documentos aos interessados ou para
constituir processo em separado.
§ 2.º Os documentos desanexados
serão substituídos por uma folha de informações na qual serão consignados os
seguintes elementos:
a) no ângulo superior direito, os números das
folhas desanexadas, o número do processo/e a rubrica do funcionário que a
executar;
b) referência a espécie e natureza dos
documentos de informações do motivo da desanexação e assinatura do funcionário,
matrícula, caro ou função;
c) recibo do interessado, mediante o qual
será feita a entrega dos documentos, que deverá ser na própria folha de
informação.
Art. 20. Declarar a desanexação na
última folha do processo, consignando-se os elementos estabelecidos no § 2.º do artigo 19.
Art. 21. Não poderá ser retirado o
documento protocolado que tenha dado origem ao processo, salvo quando for
julgado indispensável a sua apresentação em juízo ou outro fim semelhante,
devendo ser o mesmo substituído por fotocópia da qual conste, no verso, o
destino do original.
Art. 22. As juntadas ou desanexações
somente poderão ser feitas mediante autorização de titular de cargo de direção
a cuja responsabilidade se encontrar o processo.
Art. 23. Considera-se apensação a
reunião de um processo, ao outro, quando ele sirva de instrumento subsidiário,
ou complementar ao esclarecimento deste, tendo ambos existência própria e independente.
§ 1.º Em caso de apensação,
as informações e os despachos e pareceres somente poderão ser exarados na
folha de informações do processo
principal.
§ 2.º As operações para o
processamento de apensação são as seguintes:
I -
colocar o processo principal na frente do processo subsidiário;
II - prender o processo apensado à contra-capa do
processo;
III – declarar
a apensação na última folha de cada processo (principal e apensado) consignando
o seguinte:
a) referência em ambos os processos,
remissivamente, aos números de protocolo e respectivos números de folha;
b) assinatura, seguida da indicação da
matrícula, ou do cargo ou função do declarante.
Art. 24. Considera-se desapensação o
desligamento de um processo de outro.
Parágrafo único. Os procedimentos para a desapensação são os seguintes:
I – separar o
processo apensado do principal;
II – declarar a
desapensação na última folha de cada processo (principal e desapensado) devendo
da declaração constar o seguinte:
a) referência no processo principal ao número
de protocolo do desapensado;
b) referência do desapensado ao número de
protocolo de processo principal;
c) assinatura, com indicação da matrícula ou
do cargo ou função do executor.
Art. 25. As apensações e
desapensações somente poderão ser realizadas mediante determinação do titular
de cargo de direção sob cuja responsabilidade estiver o processo ou expediente.
Art. 26. Quando a juntada,
desanexação, apensação ou desapensação ocorrer em qualquer dos órgãos da
Prefeitura cumpre a este comunicar o fato imediatamente ao Protocolo para fins
de anotação conforme a rotina.
Art. 27. Será dispensada a numeração de registro no Protocolo Geral quando
se tratar dos seguintes papéis:
I – convites;
II – folhetos e
prospectos;
III – avisos, mensagens
de congratulações e felicitações;
IV – revistas e jornais;
V – cartões em geral;
VI – livros;
VII – catálogos;
VIII – documentos de
natureza particular dirigido a servidores da Prefeitura:
IX – comunicações
internas que, nestes casos será utilizado livro de protocolo;
X - cópias de atos
normativos que, nestes casos será utilizado livro de protocolo;
XI – requisições de
materiais que, neste caso será utilizado livro de protocolo;
XII – ofícios, cartas e
outros documentos recebidos que não estejam enquadrados como requerimentos ou
petições.
Art. 28. Os papéis não codificados,
após entregues aos seus destinatários, passarão a ser exclusivamente da
responsabilidade destes, quanto à sua utilização e destino.
Art. 29. Os processos ou documentos
que contenham indicações de Reservado, Confidencial, ou Sigiloso, cujo
conhecimento deve ficar o mais restrito possível, deverão ser entregues somente
aos dirigentes de órgãos, aos seus substitutos ou às pessoas que se destinem.
Art. 30. Fica expressamente proibida:
I – a movimentação de
processos por intermédio do próprio interessado e por outros caminhos que não
sejam através do Protocolo Geral;
II – a utilização de
livros de protocolo no âmbito da Prefeitura para a movimentação de processos.
Art. 31. Considera-se guarda, a
manutenção em caráter temporário, de processos ou expedientes nos setores
interessados, de acordo com a conveniência dos serviços.
Art. 32. A manutenção e guarda
temporária de processos, após suas finalizações, terão a seguinte destinação
obedecendo à distribuição de acordo com as competências e atribuições dos
órgãos da administração municipal:
I – Procuradoria
Jurídica:
a) processos referentes a sindicâncias e
inquéritos sobre funcionários públicos;
b) decisões da justiça sobre exoneração ou
reintegração de servidores;
c) revisões judiciais de direitos e
benefícios de servidores;
d) decisões judiciais sobre matéria
tributária;
e) processos de alienação de bens imóveis;
f) processos referentes a concurso público;
g) processos referentes a questões
previdenciárias;
II – Departamento de
Recursos Humanos:
a) decisões administrativas sobre demissão e
admissão de servidores;
b) revisões administrativas sobre direitos e
benefícios de servidores;
c) processos de avaliação de desempenho de
servidores públicos;
III – Departamento de
Tributos:
a) decisões administrativas sobre matéria
tributária;
b) pedidos de revisão de tributos;
c) decisões do Conselho de Contribuintes;
d) decisões do Conselho Tarifário;
IV – Departamento de
Contabilidade:
a) processos referentes a assuntos contábeis
e financeiros;
b) diligências e respostas ao Tribunal de
Contas dos Municípios;
c) processos de compras;
d) processos de pagamentos;
e) processos de licitação;
V – Departamento de
Serviços Públicos:
a) processos de concessão e permissão de uso;
b) processos referentes a fiscalização de
posturas municipais;
c) processos referentes a fiscalização de
obras e edificações;
d) processos referentes a parcelamento e uso
do solo urbano;
VI – Departamento de
Educação:
a) processos referentes a situação de alunos
e ex-alunos da rede municipal;
b) processos referentes a assuntos
curriculares da rede municipal;
c) processos referentes a registro e
reconhecimento de unidades escolares;
VII - Departamento
de Saúde:
a) processos de perícias médicas;
b) processos de fiscalização sanitária;
c) processos de credenciamento de unidades
hospitalares;
d) processos referentes a sindicâncias e
inquéritos na área de saúde;
e) processos referentes a decisões do
Conselho Municipal de Saúde.
Art. 33. Considera-se arquivamento a
manutenção, em caráter definitivo, de processos ou expedientes no Arquivo
Geral.
§ 1.º Somente serão
arquivados os processos ou expedientes que contiverem o despacho respectivo,
assinado pela autoridade competente, ficando administrativamente responsável o
funcionário que realizar arquivamento indevido.
§ 2.º O desarquivamento de
processos ou de expedientes somente poderá ser autorizado por titular de cargo
de direção.
Art. 34. Ficam aprovados os modelos
de instrumentos a seguir listados e demonstrados nos anexos seguintes:
I – Anexo I – capa de
processo;
II – Anexo II – carimbo
de numeração de página;
III – Anexo III – ficha
de registro de processo com cartão de protocolo;
IV – Anexo IV – folha
de informações;
V – Anexo V – guia de
remessa de processo.
Art. 35. As rotinas dos instrumentos
definidos no artigo 34 deste Decreto são na conformidade do anexo VI.
Art. 36. Este Decreto entra em vigor
na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE .............., Estado da Bahia, em ..... de .............. de .........
Prefeito Municipal
NILDO LIMA
SANTOS
Secretário de Planejamento e Gestão
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