PARECER Nº 01/2005
“Arquivo
Funcional da Administração Pública Municipal de Sobradinho. Condições físicas
de funcionamento. Perdas de dados e informações importantíssimas que causam
imensos prejuízos ao erário e ao cidadão e, por consequência, ao
desenvolvimento local. Parecer”
I – RELATÓRIO
1. No início do ano de 1990,
quando da implantação do Município de Sobradinho, tivemos a preocupação de
implantarmos o Arquivo Municipal, cujas indicações e normas foram de autoria
deste Consultor. A normatização se deu através da Edição de Decreto que aprovou
o Manual de Arquivo, o qual, creio, que ainda está em pleno vigor.
2. Na época foi destinado espaço
físico adequado, a fim de que fosse possível a preservação de importantíssimos
dados e informações necessários à defesa do Município, nas ações demandadas
através da justiça e, às garantias de direitos dos servidores e ex-servidores
junto às esferas governamentais, principalmente, relacionados à previdência
social. Como, naquele momento, era pequena a quantidade de documentos, devido à
pouca vida do Município, foi possível o funcionamento do arquivo e a manutenção
de tais documentos em bom estado de conservação e em ambiente apropriado, por exigir
pouco espaço físico.
3. Nas administrações seguintes,
o arquivo geral, praticamente foi extinto, virando um amontoado de papéis sem
nenhuma técnica de arquivamento e, sem nenhum tratamento que permitisse a
preservação de dados e informações que, segundo a legislação brasileira e a boa
técnica administrativa, deverão, uns, ser mantidos definitivamente e, outros,
arquivados temporariamente, por períodos superiores aos cinco anos, até dez
anos. O descaso no processo de arquivamento foi tão sério que, parte da
documentação foi comprometida e se desfez na água da chuva de anos passados.
Desta forma, comprometendo o erário público – já que as provas para
contestações de ações na justiça dependem basicamente de documentos – e,
causando prejuízos irrecuperáveis ao cidadão que trabalhou para o Município e
necessita de prova documental para direitos previdenciários (aposentadorias e
pensões). Por conseqüência, os prejuízos são, por extensão, causados ao
desenvolvimento local, onde significativos valores são eliminados da economia
do Município e que certamente contribuiriam para realimentar a cadeia de
consumo e produção e, com certeza propiciar a renda de muitas pessoas,
tirando-as das filas da indigência.
4. A rigor, a tarefa de gerar
trabalho, emprego e renda, é bem mais complexa e envolve toda uma série de
providências que ao leigo passa despercebido, como é o caso exemplificado da
sistematização de arquivos públicos.
II – DAS PROVIDÊNCIAS
1. Considerando a precariedade do
arquivo geral do Município (Prefeitura de Sobradinho) – o que é um dos fatores
de prejuízo e desperdícios dos recursos públicos –, orientamos nas seguintes
providências:
1.1. Resgate da norma de
Administração de Arquivo Geral, elaborado por este consultor, em meados de 1990
e, aprovado por Decreto do Chefe do Executivo;
1.2. Nomear Comissão de
Inventário Geral de Documentos para guarda e em guarda no Arquivo Geral;
1.3. Promover a capacitação dos
servidores envolvidos no processo de arquivamento e no fornecimento de
informações ao cidadão e às demais unidades da Prefeitura;
1.4. Promover a adequação do
espaço físico para a instalação do Arquivo Geral da Prefeitura, com
funcionalidade e segurança e, a modernização do processo de arquivamento,
inclusive, preservando arquivos magnéticos de sistemas administrativos;
1.5. Nomear Comissão de
Incineração para documentos e papéis inservíveis para arquivo;
1.6. Subordinar o Arquivo Geral
ao seu maior usuário, que é: a área de recursos humanos da Secretaria de
Administração e Finanças;
1.7. Nomear um supervisor,
devidamente treinado, para o comando do Arquivo Geral da Prefeitura.
III – CONCLUSÃO
Concluímos informando que, o
Secretário de Administração e Finanças, na forma regimental, é o responsável
pela implantação das medidas enumeradas nos itens anteriores, o qual poderá
solicitar orientações deste Consultor sobre o que necessitar sobre o assunto,
inclusive quanto ao treinamento dos servidores envolvidos no processo e, quanto
à normatização dos procedimentos, caso não seja encontrada a norma já elaborada
para Sobradinho e, caso esta esteja defasada quanto à evolução tecnológica.
Sobradinho, BA, em 31 de janeiro de 2005.
NILDO LIMA SANTOS
Consultor em Administração Pública
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