sexta-feira, 23 de setembro de 2016

ARQUIVO FUNCIONAL DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL. PARECER







PARECER Nº 01/2005

“Arquivo Funcional da Administração Pública Municipal de Sobradinho. Condições físicas de funcionamento. Perdas de dados e informações importantíssimas que causam imensos prejuízos ao erário e ao cidadão e, por consequência, ao desenvolvimento local. Parecer”

I – RELATÓRIO

1. No início do ano de 1990, quando da implantação do Município de Sobradinho, tivemos a preocupação de implantarmos o Arquivo Municipal, cujas indicações e normas foram de autoria deste Consultor. A normatização se deu através da Edição de Decreto que aprovou o Manual de Arquivo, o qual, creio, que ainda está em pleno vigor.

2. Na época foi destinado espaço físico adequado, a fim de que fosse possível a preservação de importantíssimos dados e informações necessários à defesa do Município, nas ações demandadas através da justiça e, às garantias de direitos dos servidores e ex-servidores junto às esferas governamentais, principalmente, relacionados à previdência social. Como, naquele momento, era pequena a quantidade de documentos, devido à pouca vida do Município, foi possível o funcionamento do arquivo e a manutenção de tais documentos em bom estado de conservação e em ambiente apropriado, por exigir pouco espaço físico.

3. Nas administrações seguintes, o arquivo geral, praticamente foi extinto, virando um amontoado de papéis sem nenhuma técnica de arquivamento e, sem nenhum tratamento que permitisse a preservação de dados e informações que, segundo a legislação brasileira e a boa técnica administrativa, deverão, uns, ser mantidos definitivamente e, outros, arquivados temporariamente, por períodos superiores aos cinco anos, até dez anos. O descaso no processo de arquivamento foi tão sério que, parte da documentação foi comprometida e se desfez na água da chuva de anos passados. Desta forma, comprometendo o erário público – já que as provas para contestações de ações na justiça dependem basicamente de documentos – e, causando prejuízos irrecuperáveis ao cidadão que trabalhou para o Município e necessita de prova documental para direitos previdenciários (aposentadorias e pensões). Por conseqüência, os prejuízos são, por extensão, causados ao desenvolvimento local, onde significativos valores são eliminados da economia do Município e que certamente contribuiriam para realimentar a cadeia de consumo e produção e, com certeza propiciar a renda de muitas pessoas, tirando-as das filas da indigência.

4. A rigor, a tarefa de gerar trabalho, emprego e renda, é bem mais complexa e envolve toda uma série de providências que ao leigo passa despercebido, como é o caso exemplificado da sistematização de arquivos públicos.

II – DAS PROVIDÊNCIAS

1. Considerando a precariedade do arquivo geral do Município (Prefeitura de Sobradinho) – o que é um dos fatores de prejuízo e desperdícios dos recursos públicos –, orientamos nas seguintes providências:

1.1. Resgate da norma de Administração de Arquivo Geral, elaborado por este consultor, em meados de 1990 e, aprovado por Decreto do Chefe do Executivo;

1.2. Nomear Comissão de Inventário Geral de Documentos para guarda e em guarda no Arquivo Geral;

1.3. Promover a capacitação dos servidores envolvidos no processo de arquivamento e no fornecimento de informações ao cidadão e às demais unidades da Prefeitura;

1.4. Promover a adequação do espaço físico para a instalação do Arquivo Geral da Prefeitura, com funcionalidade e segurança e, a modernização do processo de arquivamento, inclusive, preservando arquivos magnéticos de sistemas administrativos;

1.5. Nomear Comissão de Incineração para documentos e papéis inservíveis para arquivo;

1.6. Subordinar o Arquivo Geral ao seu maior usuário, que é: a área de recursos humanos da Secretaria de Administração e Finanças;

1.7. Nomear um supervisor, devidamente treinado, para o comando do Arquivo Geral da Prefeitura.

III – CONCLUSÃO

Concluímos informando que, o Secretário de Administração e Finanças, na forma regimental, é o responsável pela implantação das medidas enumeradas nos itens anteriores, o qual poderá solicitar orientações deste Consultor sobre o que necessitar sobre o assunto, inclusive quanto ao treinamento dos servidores envolvidos no processo e, quanto à normatização dos procedimentos, caso não seja encontrada a norma já elaborada para Sobradinho e, caso esta esteja defasada quanto à evolução tecnológica.

Sobradinho, BA, em 31 de janeiro de 2005.


NILDO LIMA SANTOS
Consultor em Administração Pública


         
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