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Bacharel em Administração Pública pela Universidade Católica de Brasília e FACAPE/PE, consultor em administração pública e, em desenvolvimento organizacional, com 46 anos de experiência na área pública iniciada no Exército e, que continuo em toda extensão da vida civil. Responsável por relevantes trabalhos em importância e quantidade, na área de formação e relacionadas ao desenvolvimento da administração pública e das organizações civis; dentre os quais: implantação de entes públicos, reformas administrativas e institucionais, incluindo implantação de município recém-emancipado, planos de carreira, regime jurídico dos servidores, concursos públicos, códigos tributários municipais, defesas de contas públicas, audiências públicas, controle interno, normas de posturas e ambientais, etc. Com a atuação ativa na área da filantropia e das organizações sociais. Com passagens e atuação no Rio de Janeiro, Brasília, Bahia e Pernambuco, onde, inclusive, fixou residência.      

sexta-feira, 23 de setembro de 2016

ARQUIVO FUNCIONAL DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL. PARECER







PARECER Nº 01/2005

“Arquivo Funcional da Administração Pública Municipal de Sobradinho. Condições físicas de funcionamento. Perdas de dados e informações importantíssimas que causam imensos prejuízos ao erário e ao cidadão e, por consequência, ao desenvolvimento local. Parecer”

I – RELATÓRIO

1. No início do ano de 1990, quando da implantação do Município de Sobradinho, tivemos a preocupação de implantarmos o Arquivo Municipal, cujas indicações e normas foram de autoria deste Consultor. A normatização se deu através da Edição de Decreto que aprovou o Manual de Arquivo, o qual, creio, que ainda está em pleno vigor.

2. Na época foi destinado espaço físico adequado, a fim de que fosse possível a preservação de importantíssimos dados e informações necessários à defesa do Município, nas ações demandadas através da justiça e, às garantias de direitos dos servidores e ex-servidores junto às esferas governamentais, principalmente, relacionados à previdência social. Como, naquele momento, era pequena a quantidade de documentos, devido à pouca vida do Município, foi possível o funcionamento do arquivo e a manutenção de tais documentos em bom estado de conservação e em ambiente apropriado, por exigir pouco espaço físico.

3. Nas administrações seguintes, o arquivo geral, praticamente foi extinto, virando um amontoado de papéis sem nenhuma técnica de arquivamento e, sem nenhum tratamento que permitisse a preservação de dados e informações que, segundo a legislação brasileira e a boa técnica administrativa, deverão, uns, ser mantidos definitivamente e, outros, arquivados temporariamente, por períodos superiores aos cinco anos, até dez anos. O descaso no processo de arquivamento foi tão sério que, parte da documentação foi comprometida e se desfez na água da chuva de anos passados. Desta forma, comprometendo o erário público – já que as provas para contestações de ações na justiça dependem basicamente de documentos – e, causando prejuízos irrecuperáveis ao cidadão que trabalhou para o Município e necessita de prova documental para direitos previdenciários (aposentadorias e pensões). Por conseqüência, os prejuízos são, por extensão, causados ao desenvolvimento local, onde significativos valores são eliminados da economia do Município e que certamente contribuiriam para realimentar a cadeia de consumo e produção e, com certeza propiciar a renda de muitas pessoas, tirando-as das filas da indigência.

4. A rigor, a tarefa de gerar trabalho, emprego e renda, é bem mais complexa e envolve toda uma série de providências que ao leigo passa despercebido, como é o caso exemplificado da sistematização de arquivos públicos.

II – DAS PROVIDÊNCIAS

1. Considerando a precariedade do arquivo geral do Município (Prefeitura de Sobradinho) – o que é um dos fatores de prejuízo e desperdícios dos recursos públicos –, orientamos nas seguintes providências:

1.1. Resgate da norma de Administração de Arquivo Geral, elaborado por este consultor, em meados de 1990 e, aprovado por Decreto do Chefe do Executivo;

1.2. Nomear Comissão de Inventário Geral de Documentos para guarda e em guarda no Arquivo Geral;

1.3. Promover a capacitação dos servidores envolvidos no processo de arquivamento e no fornecimento de informações ao cidadão e às demais unidades da Prefeitura;

1.4. Promover a adequação do espaço físico para a instalação do Arquivo Geral da Prefeitura, com funcionalidade e segurança e, a modernização do processo de arquivamento, inclusive, preservando arquivos magnéticos de sistemas administrativos;

1.5. Nomear Comissão de Incineração para documentos e papéis inservíveis para arquivo;

1.6. Subordinar o Arquivo Geral ao seu maior usuário, que é: a área de recursos humanos da Secretaria de Administração e Finanças;

1.7. Nomear um supervisor, devidamente treinado, para o comando do Arquivo Geral da Prefeitura.

III – CONCLUSÃO

Concluímos informando que, o Secretário de Administração e Finanças, na forma regimental, é o responsável pela implantação das medidas enumeradas nos itens anteriores, o qual poderá solicitar orientações deste Consultor sobre o que necessitar sobre o assunto, inclusive quanto ao treinamento dos servidores envolvidos no processo e, quanto à normatização dos procedimentos, caso não seja encontrada a norma já elaborada para Sobradinho e, caso esta esteja defasada quanto à evolução tecnológica.

Sobradinho, BA, em 31 de janeiro de 2005.


NILDO LIMA SANTOS
Consultor em Administração Pública


         
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