Instrumento normativo proposto e elaborado pelo consultor Nildo Lima Santos
SODESP – SOCIEDADE PARA O DESENVOLVIMENTO
SERVICOS PUBLICOS
INSTRUÇÃO NORMATIVA DE SERVIÇOS No.
001/2005
“Normatiza procedimentos de
serviços de cadastramento de pessoal e elaboração de folha de pagamento e dá
outras providências.”
O PRESIDENTE DA SODESP, no uso de suas
atribuições estatutárias e regimentais;
CONSIDERANDO a necessidade de
sistematização das ações inerentes a administração cadastral de pessoal e de
elaboração de folha de pagamento;
CONSIDERANDO que os maiores problemas
gerados nas ações inerentes a administração de pessoal são relacionados a
confiabilidade da geração de dados e informações e respectivo processamento;
RESOLVE:
1.Editar esta Instrução
Normativa de Serviços para definir padrão de procedimentos para cadastramento
de pessoal e elaboração de folha de pagamento, no âmbito da SODESP.
2. O
Setor de Administração de Pessoal em suas ações de cadastramento e de
elaboração da folha de pagamento, observará ao seguinte:
2.1. Quando da Contratação de Pessoal:
2.1.1. Definir as pessoas responsáveis pela
recepção de candidatos, os quais serão os únicos credenciados para recebimento
de documentação e preenchimento dos cadastros de admissão, as quais deverão
cumprir os seguintes passos:
2.1.1.1. Receber o candidato a emprego e
preencher Ficha de Encaminhamento de Candidato para apreciação do Presidente da
SODESP, tendo o cuidado de informar o emprego pretendido, o salário pretendido,
formação e nível de escolaridade, quem o encaminhou, data de nascimento e, experiências
profissionais;
2.1.1.2. Encaminhar a Ficha de Encaminhamento
de Candidato para apreciação e, se for o caso, aprovação do Presidente da
SODESP;
2.1.1.3. Com base no Despacho do Presidente,
informar ao candidato:
SE NÃO ACEITO
NO EMPREGO:
2.1.1.3.1. Motivos de não ter sido
aproveitado;
2.1.1.3.2. Promover o arquivamento;
SE ACEITO NO
EMPREGO:
2.1.1.3.3. Solicitar do candidato a
apresentação dos seguintes documentos:
2.1.1.3.3.1. Cópia da Carteira de Identidade;
2.1.1.3.3.2. Cópia do Cartão de CPF/MF;
2.1.1.3.3.3. Cópia da Certidão de Nascimento
dos filhos menores de dezoito anos;
2.1.1.3.3.4. Cópia da CTPS, pg. onde conste o
nome do candidato, N°. e a Série da mesma;
2.1.1.3.3.5. Atestado médico para efeitos de
admissão;
2.1.1.3.3.6.
Atestado de residência (cópia de conta de água, de telefonia ou de energia
elétrica);
2.1.1.3.3.7. Apresentação de
duas fotografias coloridas 3x4;
2.1.1.4. Preencher o
cadastro do candidato aprovado, tendo o cuidado de anotar todos os dados
documentais e, conferi-los após anotações;
2.1.1.5. Promover digitação
das informações cadastrais e, logo após promover a impressão de relatório
preliminar para primeira conferência;
2.1.1.6. Promover os acertos
e inconsistências cadastrais redigitando os dados corrigidos;
2.1.1.7. Promover a Segunda impressão do
relatório para Segunda Conferência, a qual poderá ser definitiva ou não, a
depender da eliminação total das inconsistências;
2.1.1.8. Informar ao
candidato o prazo para que este se apresente para o emprego;
2.1.1.9. Anexar as cópias
dos documentos junto ao relatório de Cadastro Individual de Funcionário à luz
do Cadastro de Candidatos e dos documentos apresentados;
2.1.1.10. Gerar Cadastro
Individual de Funcionários alimentando-os através dos dados coletados e
registrados no Cadastro de Candidatos;
2.1.1.11. Editar relatório
de Cadastro Individual de Funcionário para primeira correção;
2.1.1.12. Corrigir o
Cadastro Individual de Funcionário, promovendo a sua redigitação;
2.1.1.13. Editar o relatório
Individual de Funcionário, promovendo a sua conferência e, corrigi-lo se
permanecer com inconsistência, até sua edição definitiva para arquivá-lo em
pasta individual do empregado;
2.1.1.14. Consultar a
Receita Federal sobre a validade ou não do cadastro na Receita Federal (CPF);
2.1.1.15. Caso não haja
restrições cadastrais junto à Receita Federal, deverá ser exigido do candidato
a CTPS para providenciar a sua assinatura e sua inclusão no controle de
pessoal;
2.1.1.16. Providenciar o
encaminhamento do empregado para a abertura de conta no banco em que a SODESP
opera a folha respectiva;
2.1.1.17. Solicitar do empregado a extração
de extrato bancário para sua anexação ao Cadastro Individual de Funcionário;
2.2. Quando
da Elaboração da Folha de Pagamento:
2.2.1. Definir Responsáveis
para Geração das folhas de pagamento, os quais serão os únicos credenciados
para recebimento de frequências, lançamentos e cálculos de folhas de pagamento
no sistema informatizado, devendo cumprir os seguintes passos:
2.2.1.1. Receber as
frequências dos empregados, separando-as por Órgão, Unidade e Subunidade;
2.2.1.2. Promover a
conferência física das frequências observando a realização de horas extras e
dias faltosos;
2.2.1.3. Promover a geração
da prévia da folha de pagamento para a primeira conferência, à luz das
frequências;
2.2.1.4. Promover a Segunda
conferência da folha de pagamento e sua correção se ainda houver erro e, após
esta etapa colher a assinatura na mesma do Presidente da SODESP ou do Diretor
Administrativo Financeiro;
2.2.1.5. Promover a geração
da relação bancária, em 03 (três) vias,
para entrega junto ao banco após assinatura do Presidente da SODESP ou
do Diretor Administrativo Financeiro;
2.2.1.6. Promover a entrega
da relação bancária junto ao banco, tendo o cuidado de colher o recibo na
Segunda via da mesma, em todas suas folhas e, de manter em arquivo uma das três
vias para conferências e controle;
2.2.1.7. Promover a geração
de BACKUP`s dos Cadastros Individuais de Funcionários e de folhas de pagamento
mês a mês;
2.2.1.8. Promover os
lançamentos necessários nas fichas funcionais dos funcionários mantendo sempre
atualizados os assentamentos cadastrais dos servidores;
2.2.1.9. Promover o cálculo
e recolhimento das obrigações sociais junto ao Setor Financeiro;
2.2.1.10. Promover a
elaboração da RAIS e apresentação junto ao órgão federal competente;
2.2.1.11. Promover a
reprodução de Declarações de Rendimentos Anuais e as entregas aos servidores
contribuintes.
GABINETE DO PRESIDENTE DA SODESP, na cidade de
Itabuna – Bahia, em 11 de agosto de 2005.
Presidente da SODESP
NILDO LIMA SANTOS
Diretor de Planejamento e Operações da SODESP
Diretor Administrativo Financeiro da SODESP
Nenhum comentário:
Postar um comentário