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Bacharel em Administração Pública pela Universidade Católica de Brasília e FACAPE/PE, consultor em administração pública e, em desenvolvimento organizacional, com 46 anos de experiência na área pública iniciada no Exército e, que continuo em toda extensão da vida civil. Responsável por relevantes trabalhos em importância e quantidade, na área de formação e relacionadas ao desenvolvimento da administração pública e das organizações civis; dentre os quais: implantação de entes públicos, reformas administrativas e institucionais, incluindo implantação de município recém-emancipado, planos de carreira, regime jurídico dos servidores, concursos públicos, códigos tributários municipais, defesas de contas públicas, audiências públicas, controle interno, normas de posturas e ambientais, etc. Com a atuação ativa na área da filantropia e das organizações sociais. Com passagens e atuação no Rio de Janeiro, Brasília, Bahia e Pernambuco, onde, inclusive, fixou residência.      

sexta-feira, 28 de outubro de 2016

Cadastramento de empregado para folha de pagamento. Norma de procedimentos



Instrumento normativo proposto e elaborado pelo consultor Nildo Lima Santos 

SODESP – SOCIEDADE PARA O DESENVOLVIMENTO
SERVICOS PUBLICOS


          INSTRUÇÃO NORMATIVA DE SERVIÇOS No. 001/2005


“Normatiza procedimentos de serviços de cadastramento de pessoal e elaboração de folha de pagamento e dá outras providências.”


         O PRESIDENTE DA SODESP, no uso de suas atribuições estatutárias e regimentais;

         CONSIDERANDO a necessidade de sistematização das ações inerentes a administração cadastral de pessoal e de elaboração de folha de pagamento;

         CONSIDERANDO que os maiores problemas gerados nas ações inerentes a administração de pessoal são relacionados a confiabilidade da geração de dados e informações e respectivo processamento;

         RESOLVE:

1.Editar esta Instrução Normativa de Serviços para definir padrão de procedimentos para cadastramento de pessoal e elaboração de folha de pagamento, no âmbito da SODESP.    

         2. O Setor de Administração de Pessoal em suas ações de cadastramento e de elaboração da folha de pagamento, observará ao seguinte:

         2.1. Quando da Contratação de Pessoal:

2.1.1. Definir as pessoas responsáveis pela recepção de candidatos, os quais serão os únicos credenciados para recebimento de documentação e preenchimento dos cadastros de admissão, as quais deverão cumprir os seguintes passos:

2.1.1.1. Receber o candidato a emprego e preencher Ficha de Encaminhamento de Candidato para apreciação do Presidente da SODESP, tendo o cuidado de informar o emprego pretendido, o salário pretendido, formação e nível de escolaridade, quem o encaminhou, data de nascimento e, experiências profissionais;

2.1.1.2. Encaminhar a Ficha de Encaminhamento de Candidato para apreciação e, se for o caso, aprovação do Presidente da SODESP;

2.1.1.3. Com base no Despacho do Presidente, informar ao candidato:

SE NÃO ACEITO NO EMPREGO:
2.1.1.3.1. Motivos de não ter sido aproveitado;
2.1.1.3.2. Promover o arquivamento;

SE ACEITO NO EMPREGO:
2.1.1.3.3. Solicitar do candidato a apresentação dos seguintes documentos:
2.1.1.3.3.1. Cópia da Carteira de Identidade;
2.1.1.3.3.2. Cópia do Cartão de CPF/MF;
2.1.1.3.3.3. Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de dezoito anos;
2.1.1.3.3.4. Cópia da CTPS, pg. onde conste o nome do candidato,  N°. e a Série da mesma;
2.1.1.3.3.5. Atestado médico para efeitos de admissão;            
         2.1.1.3.3.6. Atestado de residência (cópia de conta de água, de telefonia ou de energia elétrica);
2.1.1.3.3.7. Apresentação de duas fotografias coloridas 3x4;
2.1.1.4. Preencher o cadastro do candidato aprovado, tendo o cuidado de anotar todos os dados documentais e, conferi-los após anotações;
2.1.1.5. Promover digitação das informações cadastrais e, logo após promover a impressão de relatório preliminar para primeira conferência;
2.1.1.6. Promover os acertos e inconsistências cadastrais redigitando os dados corrigidos;
 2.1.1.7. Promover a Segunda impressão do relatório para Segunda Conferência, a qual poderá ser definitiva ou não, a depender da eliminação total das inconsistências;
2.1.1.8. Informar ao candidato o prazo para que este se apresente para o emprego;
2.1.1.9. Anexar as cópias dos documentos junto ao relatório de Cadastro Individual de Funcionário à luz do Cadastro de Candidatos e dos documentos apresentados;
2.1.1.10. Gerar Cadastro Individual de Funcionários alimentando-os através dos dados coletados e registrados no Cadastro de Candidatos;
2.1.1.11. Editar relatório de Cadastro Individual de Funcionário para primeira correção;
2.1.1.12. Corrigir o Cadastro Individual de Funcionário, promovendo a sua redigitação;
2.1.1.13. Editar o relatório Individual de Funcionário, promovendo a sua conferência e, corrigi-lo se permanecer com inconsistência, até sua edição definitiva para arquivá-lo em pasta individual do empregado; 
2.1.1.14. Consultar a Receita Federal sobre a validade ou não do cadastro na Receita Federal (CPF);
2.1.1.15. Caso não haja restrições cadastrais junto à Receita Federal, deverá ser exigido do candidato a CTPS para providenciar a sua assinatura e sua inclusão no controle de pessoal;
2.1.1.16. Providenciar o encaminhamento do empregado para a abertura de conta no banco em que a SODESP opera a folha respectiva;
2.1.1.17. Solicitar do empregado a extração de extrato bancário para sua anexação ao Cadastro Individual de Funcionário;

2.2. Quando da Elaboração da Folha de Pagamento:

2.2.1. Definir Responsáveis para Geração das folhas de pagamento, os quais serão os únicos credenciados para recebimento de frequências, lançamentos e cálculos de folhas de pagamento no sistema informatizado, devendo cumprir os seguintes passos:

2.2.1.1. Receber as frequências dos empregados, separando-as por Órgão, Unidade e Subunidade;
2.2.1.2. Promover a conferência física das frequências observando a realização de horas extras e dias faltosos;

2.2.1.3. Promover a geração da prévia da folha de pagamento para a primeira conferência, à luz das frequências;
2.2.1.4. Promover a Segunda conferência da folha de pagamento e sua correção se ainda houver erro e, após esta etapa colher a assinatura na mesma do Presidente da SODESP ou do Diretor Administrativo Financeiro;
2.2.1.5. Promover a geração da relação bancária, em 03 (três) vias,  para entrega junto ao banco após assinatura do Presidente da SODESP ou do Diretor Administrativo Financeiro;
2.2.1.6. Promover a entrega da relação bancária junto ao banco, tendo o cuidado de colher o recibo na Segunda via da mesma, em todas suas folhas e, de manter em arquivo uma das três vias para conferências e controle;
2.2.1.7. Promover a geração de BACKUP`s dos Cadastros Individuais de Funcionários e de folhas de pagamento mês a mês;
2.2.1.8. Promover os lançamentos necessários nas fichas funcionais dos funcionários mantendo sempre atualizados os assentamentos cadastrais dos servidores;
2.2.1.9. Promover o cálculo e recolhimento das obrigações sociais junto ao Setor Financeiro;
2.2.1.10. Promover a elaboração da RAIS e apresentação junto ao órgão federal competente;
2.2.1.11. Promover a reprodução de Declarações de Rendimentos Anuais e as entregas aos servidores contribuintes.

GABINETE DO PRESIDENTE DA SODESP, na cidade de Itabuna – Bahia, em 11 de agosto de 2005.


Presidente da SODESP

NILDO LIMA SANTOS
Diretor de Planejamento e Operações da SODESP



Diretor Administrativo Financeiro da SODESP
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