Termo de Referência. Serviços de Implantação de Sistema de Arquivo Público

ANEXO II ao Contrato nº ____/2009.

TERMO DE REFERÊNCIA PARA SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE ARQUIVO PÚBLICO

OBJETIVO:

Delimitar campo de atuação para execução dos SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE ARQUIVO PÚBLICO, tanto nos aspectos institucionais, quanto nos aspectos normativos e operacionais.

CLIENTE:

Secretaria de Administração e Finanças do Município de Juazeiro, Estado da Bahia.

DO CONSULTOR E SUA FORMAÇÃO:

            Nildo Lima Santos

            Analista de Organização, Sistemas e Métodos

            Consultor em Administração Pública com trabalhos desenvolvidos para vários Municípios da Bahia, Pernambuco e Piauí, inclusive, com trabalhos de elaboração de estruturas organizacionais e implantação de entes públicos e privados, tais como: Município de Sobradinho – quando da sua emancipação –; leis e regimentos da reforma administrativa do Município de Sobradinho, em três momentos; Município de Juazeiro, em três momentos; Município de Sento Sé; Município de Aiquara; Município de Remanso; Município de Orocó; Município de Uauá; etc. Autor de várias normas e manuais de procedimentos para as áreas de: recursos humanos, tributos, execução orçamentária, controle patrimonial, arquivo e documentação, fiscalização de obras, fiscalização de posturas municipais, controle de transportes internos, protocolo, sistema de cobrança dos tributos municipais, código tributário do Município de Juazeiro, Código Tributário do Município de Casa Nova, Código Tributário do Município de Remanso, Código Tributário do Município de Aiquara, Código Tributário do Município de Sobradinho, Plano de Cargos e Salários do Município de Juazeiro, Plano de Cargos e Salários do Município de Remanso, Plano de Cargos e Salários do Município de Sobradinho, Plano de Cargos e Salários do Município de Sento Sé, Plano de Cargos e Salários do Município de Aiquara, etc. Elaboração do projeto de criação e implantação da Empresa Municipal de Serviços de Água e Esgotos de Sobradinho; do projeto de criação e implantação da VALETUR (hoje já extinta); criação e implantação da FACJU (hoje já extinta); Associação dos Servidores Públicos Municipais (ASPEM) e que foi transformado no SINSERB (Sindicato dos Servidores Públicos do Município de Juazeiro); criação e implantação da SODESP (Sociedade para o Desenvolvimento dos Serviços Públicos) com sede em Itabuna – Ba; criação e implantação do Instituto ALFA BRASIL com sede em Fortaleza – Ceará. Elaboração e implantação dom projeto da reforma da Câmara Municipal de Cruz das Almas. Implantação de Conselhos e Fundos Municipais em diversos Municípios do Estado da Bahia, dentre eles o do Mercado do Produtor, o da Criança e do Adolescente, da Saúde, da Ação Social, Conselho Tutelar, etc. Autor de vários estudos, pareceres e artigos com publicações na rede internet e em revistas, jornais e sites especializados.                

DATA DE INÍCIO DOS TRABALHOS:

01 de outubro de 2009.

PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:

28 de fevereiro de 2010

BASE LEGAL:

- Lei Federal nº 4.320/64;

- Lei Federal nº 8.666/93;

- Decreto-lei 200/64;

- Lei Complementar Federal 101/00;

- Consolidação das Leis Trabalhistas;

- Lei Orgânica do Município de Juazeiro;

- Lei Municipal que definiu a atual estrutura organizacional;

- Lei Municipal nº 1460/.....;

- Regimentos Internos;

- Resolução nº 1120/05, do TCM Bahia;

- Resolução nº 1270/08, do TCM Bahia;

- Resolução nº 1060/05, do TCM Bahia.

OBJETO DO CONTRATO (Tipo de Serviço)

            Serviço de consultoria especializada com os seguintes objetivos:

           

            I – Orientar na constituição de Comissão de Inventário Documental e Reestruturação do Sistema de Arquivo Público, compreendendo as seguintes fases:

                        a) levantamento;

                        b) avaliação;

                        c) seleção;

                        d) incineração;

                        e) relatório.

           

            II – promover a elaboração do diagnóstico situacional;

            III - geração de minutas de documentos para os trâmites burocráticos objetivando a viabilização dos trabalhos da Comissão de Inventário Documental;

            IV – Elaborar norma específica de Sistema de Arquivo Público, compreendendo as seguintes fases:

a)      triagem, quanto ao tipo, importância e necessidade de guarda do documento, quanto a: forma, procedência, conteúdo e custódia do documento;

b)      encaminhamento do documento para guarda;

c)      recepção do documento;

d)     classificação e guarda do documento;

e)      anexação de documento;

f)       desentranhamento de documento;

g)      responsabilidade pelos documentos do arquivo e, em arquivo;

h)      guarda e segurança do acervo documental;

i)        conservação;

j)        inutilização de documentos;

k)      consultas.

            V – Indicar soluções modernas de arquivamento dos documentos;

            VI – Capacitar os servidores envolvidos no processo de arquivamento, incluindo, membros da Procuradoria Jurídica, da área tributária, da área de recursos humanos e, das divisões de apoio das Secretarias Municipais.

   

            VII – Avaliação do layout, equipamentos e instalações onde se encontra o arquivo geral.

FORMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:

   

            Os serviços serão executados através de:

           

            - entrevistas com os supervisores dos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Municipal, incluindo: o Chefe do Setor de Arquivo Geral, o Gerente Administrativo, o Secretário de Administração e Finanças, o Procurador Geral do Município, os Chefes de Núcleo de Apoio das Secretarias Municipais, o Contador do Município, o Gerente dos Serviços de Execução Orçamentária, o Controlador Geral Interno, o Secretário de Educação, etc.;

            - elaboração de relatórios diagnósticos necessários ao entendimento da realidade encontrada para a indicação de soluções;

            - elaboração de minutas de instruções normativas de serviços e, de expedientes internos;

            - elaboração de norma geral e básica para o sistema de Arquivamento Público, compreendendo:

                        a) Análise e triagem do documento passível de arquivamento;

                        b) Classificação do documento, quanto a sua origem e natureza;

                        c) Codificação dos documentos por utilidade;

                        d) Registro do documento em arquivo;

                        e) Guarda do documento em arquivo, por áreas definidas;

                        f) Definição de responsabilidade sobre a guarda do documento;

                        g) Movimentação do documento (inclusão, anexação, desanexação, desmembramento, desentranhamento e retorno);

                        h) Guarda e segurança dos documentos;

i) Conservação do acervo documental;

                        j) Inutilização de documentos;

                        k) Consultas.

                                                           

            - capacitação do pessoal necessário para a manutenção de um bom sistema de arquivamento, em curso de 8 (oito) horas, com espaço e recursos instrucionais com o custo para o Município.

FORMA DE REMUNERAÇÃO DO CONSULTOR:

            Execução de serviços por preço global, por contrato administrativo com inexigibilidade de licitação, na forma do Artigo 25, II, combinado com o Art. 13, I, II, III e VI da Lei Federal 8.666/93. Com o pagamento feito a cada 30 (trinta) dias, mediante atesto do Gerente Administrativo da Secretaria de Administração e Finanças.

DO VALOR GLOBAL DOS SERVIÇOS:

            O valor global dos serviços é de R$20.000,00 (vinte mil reais), à razão de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) por mês, onde incidirão tributos (ISS e IRRF) e, previdência (INSS). Preço este que inclui os valores para os serviços de Reestruturação e Implantação de Gestão de Controle Patrimonial.

 

AGENDAMENTO DAS ETAPAS DOS SERVIÇOS (cronograma de execução):

            A ser elaborado a partir do início dos serviços quando o consultor tiver maior contacto com a realidade dos procedimentos e processos existentes e dos não existentes.